档案系统-全宗管理

一、全宗管理解决的核心问题

在集团型企业、高校、设计院等多法人或跨区域组织中，用户常面临三大管理难题：一个集团下多个子公司/分院需独立立档；全宗号与内部编号混淆不清；新增全宗后无法自动关联档案门类与工程项目。全宗管理功能正是为解决这些问题而设计，将《电子档案管理系统通用功能要求》（DA/T 87-2021）第5.1条“应支持多立档单位管理”转化为可配置的来源管理体系，实现“一单位一全宗、双标识唯一、自动关联归档”。

二、关键能力与用户场景对应

1. 一个集团多个子公司怎么管？——支持多层级全宗配置

系统支持按组织架构创建多级全宗单位，如“中国能建集团 → 西南电力设计院（全宗号：SWEPDI）→ 成都分公司”。每个子单位均可独立配置全宗信息，确保档案来源清晰、责任明确，满足集团化管控需求。

2. 全宗号和编号有何区别？——双字段精准标识来源

系统要求同时维护两个关键字段：**全宗号**（如SWEPDI）用于对外交换与长期保存，遵循国家或行业编码规则；**全宗编号**（如305）用于内部管理与系统关联，通常为数字序列。二者共同构成档案来源的唯一标识，避免“同名不同宗”或“同宗不同号”的混乱。

3. 新增全宗后如何关联档案？——自动绑定门类与项目

创建新全宗时，系统可预选其适用的档案门类（如文书、基建、设备）及默认工程项目模板。后续在该全宗下著录档案时，目录树、档号规则、借阅策略等均自动继承，大幅降低配置复杂度。

4. 能否批量导入历史全宗？——支持Excel初始化

针对已有大量历史全宗的单位，系统提供标准Excel模板，支持一次性导入数百个全宗单位，包含全宗号、编号、名称、密级、保管期限等字段，加速系统上线进程。

5. 全宗信息能导出打印吗？——支持标准化报表输出

管理员可按需导出全宗名录为PDF或Excel格式，用于档案专项检查、移交清单编制或向上级主管部门报备，满足《机关档案管理规定》第二十一条关于全宗卷编制的要求。

三、合规价值与业务收益

1. 满足来源唯一性强制要求

DA/T 87-2021 明确要求“电子档案应具备唯一来源标识”。通过全宗号+编号双字段机制，确保每份档案可追溯至具体立档单位，是真实性与完整性保障的前提。

2. 支撑多法人架构下的集中管控

在成渝地区某大型能源集团实施后，12家子公司档案实现“分散立档、集中监管”，总部可跨全宗统计利用情况、监控销毁进度，提升集团档案治理能力。

3. 夯实全生命周期管理基础

全宗是档案全生命周期的起点。清晰的全宗定义决定了后续收集范围、分类规则、保管期限、开放策略等关键参数，是构建高质量电子档案管理体系的基石。

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全宗管理需与档案分类维护、工程项目管理、档号规则设置模块联动，确保来源信息贯穿归档全过程。

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