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档案管理系统功能模块

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档案管理系统功能模块

发布:2024-05-11 16:56 来源:傲巴信息|小八斗 https://www.cqaoba.cn/files/filesgn/

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随着信息技术的飞速发展,而传统的手工管理方式已经无 法满足日益增长的数据量和管理需求,因此建立一个高效、智能的档案管理系统已经成为当今各个领域的迫切需求。电子档案管理系统(Electronic Archives Management System, 简称EAMS)正是为了满足这一需求而诞生的。

一、传统的手工管理档案的市场现状

1.档案收集难

工程业务文件繁多,收集标准不统一,收集负担重;资料增长快,手工收集效率低,整理易出错;文档和数据存放分散 ,无法统一收集。

2.档案管理难

档案归档缺乏监督机制,鉴定销毁缺乏技术支持;纸质档案管理成本高;档案编号著录校对由人工处理,耗时耗力且不统一。

3.档案利用难

档案查找困难,借阅周期长,档案利用效率低下;纸质档案存放环境严格,容易损坏;档案数据相对孤立封闭,难以融入业务和数据共享。

4.档案安全保障难

缺乏加密、备份等管控机制,档案数据安全难保证;海量数据存储借阅过程中导致部分数据缺失难查证;各地档案安全管理执行不到位,缺乏系统安全机制。

二、电子档案管理系统简介

一套标准化的产品解决方案,采用B/S架构,对电子档案进行收集、整理、存储、检索、利用和安全的全生命周期的管理。从业务人员、设计人员、档案管理人员和高级决策者的角度来看,提高了各部门内部的生产效率,从而实现了企业内部的精细化管理。

档案管理系统业务流程.jpg

三、电子档案管理系统主要功能模块

包含档案库配置、档案收集、档案著录取、档案利用、档案统计、档案鉴定销毁、系统设置等管理功能和组织架构、工作流程、数据配置、管理接口等底层框架功能。

电子档案管理系统功能模块-功能模块.jpg

四、核心优势

1、系统与多类业务系统接口关联,业务资料实时同步传输,提升管理效率、降低沟通协调成本;

2、系统以法律、法规、行业标准为要求,运用先进的信息技术设计档案管理机制,保障资料安全;

3、支持自定义开发,满足个性化需求,产品提供底层框架功能。