档案系统-销毁数量统计

一、销毁数量统计解决的核心问题

在档案处置环节，管理者常面临三大合规风险：一是销毁行为虽已完成，但缺乏系统化汇总，无法向审计部门证明“已依法依规处理”；二是库房空间紧张，却不知哪些门类档案可优先清理；三是年度总结时，无法量化“通过销毁释放了多少管理成本”。销毁数量统计功能正是为应对这些“无据、无序、无价值呈现”问题而设计，将《电子档案管理系统通用功能要求》（DA/T 87-2021）第10.3条“应支持对销毁档案的数量、类型等进行统计”转化为可验证的合规证据链，实现“销毁有数、处置有据、优化有方”。

二、关键能力与用户场景对应

1. 能看清销毁了哪些档案吗？——三重维度交叉查询

系统支持按**档案门类**（如文书、会计、声像）、**年度**（销毁完成时间）、**保管期限**（如10年、30年、短期）三重条件自由组合筛选。例如：“查看2024年保管期限为10年的文书档案销毁总量”或“近三年会计档案销毁占用的物理空间”，精准定位处置重点。

2. 能量化释放的资源吗？——容量与成本换算

系统不仅统计销毁卷数、件数，还自动关联每份档案的物理体积（立方米）或电子存储量（GB）。例如，某次销毁共释放库房空间12.5㎡，节约年管理成本约3.8万元。该数据可直接用于向上级申请库房改造或数字化预算。

3. 能用于审计或上报吗？——一键导出标准Excel

所有统计结果支持一键导出为结构化Excel，字段包含档号、题名、门类、形成日期、保管期限、销毁日期、审批人、销毁清册编号等，格式符合《机关档案工作年报》要求，可直接作为合规附件提交给档案局、纪检或内审部门。

4. 能预测未来销毁量吗？——趋势分析与计划辅助

系统绘制历年销毁量柱状图与趋势线。若某门类档案年均销毁量稳定增长（如合同类），可提前规划下一年度销毁批次、人员安排与安全措施，避免集中处理导致流程拥堵或合规疏漏。

5. 数据来源可信吗？——与销毁流程强关联

所有统计数据均源自档案鉴定销毁模块的实际操作记录，只有完成“鉴定→审批→执行销毁”全流程的档案才会被计入。杜绝手工录入误差，确保“账实一致、数出一源”。

三、合规价值与业务收益

1. 强化四性中的“安全性”与“合规性”

及时销毁无保存价值的档案，是降低信息泄露风险、控制存储成本的关键举措。销毁统计报表作为“已处置”的法定证明，是四性保障在生命周期末端的重要闭环。

2. 支撑内控与外部检查

在等保三级、ISO 27001 或专项审计中，可快速提供“近五年销毁档案明细及总量”，证明组织具备健全的档案退出机制，有效防范“该销未销”或“误销重要档案”的合规风险。

3. 优化物理与数字资产配置

某省属国企通过本功能发现，每年约有8%的到期档案因无人关注而滞留库房。实施系统化销毁统计后，三年累计释放实体库房420㎡，电子存储空间15TB，年均节约运维成本超60万元。

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销毁数量统计需与档案鉴定销毁、档案统计、保管期限配置模块深度集成，构建从规则设定、执行到成效评估的全周期闭环。